অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার কোন কোন কাজে ব্যবহার হয়?
ব্যবসার প্রধান একটি দিক হচ্ছে অ্যাকাউন্টিং । যেকোনো ধরণের ব্যবসায় সুসংঘটিত ভাবে পরিচালনা করার জন্য হিসাব নিকাশ সুষ্ট ভাবে করা অত্যন্ত জরুরি। আর এই কাজটি সহজ করে তোলে অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার। এটি যেকোনো নগদ প্রবাহের পর্যবেক্ষণের ক্ষেত্রে বিশেষ ভূমিকা পালন করে থাকে। একটি সফটওয়্যার আপনার ব্যবসার অ্যাকাউন্টিং এবং ফাইন্যান্স দক্ষতা উন্নত করতে আপনাকে সাহায্য করবে। অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার কি এবং কোন কোন কাজে ব্যাবহার হয়ে থাকে তা দেখে নেওয়া যাকঃ-
অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার কি?
প্রথমেই জেনে নেওয়া যাক অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার সম্পর্কে। সফটওয়্যার হলো এমন একটি সমাধান যেখানে সব সিষ্টেম ও কমপ্লিকেশন গুলো আর্থিক ডেটা পরিচালনা ও পক্রিয়া করার জন্য নিবেদিত। একাউন্ট্যান্ট ও বুককিপিং দলগুলি একাউন্ট পরিচালনা করতে এবং পদ্ধতিগত ক্রিয়াকলাপ গুলোকে স্বয়ংক্রিয় করতে এই প্রোগ্রাম গুলো ব্যবহার করে থাকে, অ্যাকাউন্টিং ডেটা রেকর্ড করতে, নির্দিষ্ট সিষ্টেম গুলো সূচকগুলো পরিমাপ করতে, এমনকি প্রতিবেদন করতে সক্ষম হয়। কোম্পানির আর্থিক কার্যকলাপের দিক গুলো সচল রাখতে এই সফটওয়্যারের ভূমিকা অপরিসীম।
অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার এর ব্যবহার
ব্যবসায়ীক সফটওয়্যার ছাড়া আধুনিক ব্যবসা বাণিজ্য পরিচালনা করা প্রায় অসম্ভব। নিচে এর কিছু প্রধান প্রধান ব্যবহার তুলে ধরা হলো।
বিলিং ও ইনভয়েসিং সফটওয়্যার
অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার কোম্পানির মৌলিক বিলিং কার্যক্রমের যত্ন নেয়। এটি প্রতিদিনের কাজ গুলো পরিবেশন করে যার মধ্যে রয়েছে চেক লেখা এবং গ্রাহকদের বকেয়া অর্থ প্রদানের বিষয়গুলো। এটি গ্রাহকদের অর্থ প্ৰদানের জন্য অনুলিপি তৈরী করে ও চালান প্রোডাক্টিভিটি গুলো পরিচালনা করে থাকে।
বেতন ব্যবস্থাপনা
কোম্পানিগুলির বেতনের রেজিস্টার পরিচালনার কাজটি করার জন্য এই ধরনের সফটওয়্যার প্রয়োজন। কর্মচারীদের বেতন গণনা করা, বেতন স্টাফ সদস্যদের ব্যাঙ্ক একাউন্টে জমা করা, ট্যাক্স ফর্ম, পেস্লিপ তৈরি করা। একটি কোম্পানির প্রায় সমস্ত ডেটাগুলোই এই সফটওয়্যার দিয়ে পরিচালনা করে থাকে। এর মধ্যে অনর্ভুক্ত হলো যেমন বেতনের স্লিপ রেডি করা, ওভার টাইম গণনা ও ছুটির দিন গুলোর বিষয়, আয়কর, কর্তন সমস্ত বায়, এবং আয়ের বিষয় সমূহ।
রিপোর্টিং
অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার একটি কোম্পানির সব দিকের আর্থিক অবস্থান তুলে ধরে। যেমন নগদ প্রবাহ, ব্যালান্স সিট্, আয়ের বিবৃতির মতো প্রতিবেদনগুলো । এই সব লেনদেন বিবেচনা করে ব্যাবসায়ের একটি সার্বিক অর্থনীতিক রিপোর্ট তৈরী করে।
হিসাবরক্ষণ
যেকোনো ব্যবসা পরিচালনার ধরণের উপর ভিত্তি করে সাধারণত অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার শ্রেণীবদ্ধ করা হয়ে থাকে এবং সে গুলোকে বিভিন্ন বিভাগের অধীনে করা হয়ে থাকে। যেমন সাধারণ খাতার সাথে এবং ক্রয় বিক্রয়ের খাতার সাথে পুনরায় মেলানোর কাজ সম্পন্ন করতে সাহায্য করে।
ইআরপি সিস্টেম
ইআরপি সিস্টেম কোম্পানির অপারেশন পোর্টফোলিও পরিচালনা করে। এর মধ্যে রয়েছে পণ্য পরিকল্পনা, উপাদান ক্রয়, বিক্রয় ব্যবস্থাপনা এবং নিয়ন্ত্রণ, বিতরণ, অ্যাকাউন্টিং, বিপণন, অর্থ এবং মানব সম্পদের ব্যাবহার। সফটওয়্যার ব্যবহৃত সমস্ত সিস্টেমকে একত্রিত করে। এর মাধ্যমে কোম্পানি পরিচালনা করা এখন আরো সহজ হয়ে গেছে।
অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার ব্যবহারের সুবিধা
ব্যবসায়ীক কাজে সফটওয়্যার ব্যবহারের সুবিধা অনেক এর মধ্যে কিছু সুবিধা নিম্নে তুলে ধরা হলোঃ-
- অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার স্বয়ংক্রিয় গণনা সম্পাদন করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। তাই আপনি নির্ভুল ভাবে সমস্ত অ্যাকাউন্টিং ক্রিয়াকলাপ সম্পূর্ণ করতে পারবেন। এর গ্রহন যোগ্যতা সবচেয়ে বেশি। এই সিস্টেমগুলি ব্যবসার মালিকদের এবং সহজে এবং সরলতার সাথে আইনি মানগুলি মেনে চলতে সক্ষম করে৷
- সফটওয়্যারের বেশির ভাগ গণনা এবং প্রশাসনিক পদ্ধতি গুলিকে স্বয়ংক্রিয় করে। এতে কোনও বহিরাগত বিশেষজ্ঞের কাছে অর্থ ব্যবস্থাপনার জন্য আউটসোর্স করার প্রয়োজন হয় না। ফলে একাউন্টিং সম্পর্কিত খরচ হ্রাস করে।
- সফটওয়্যার সিস্টেম বিভিন্ন ব্যয়বহুল কর্মকান্ড এবং পুনরাবৃত্তিমূলক মানবিক ত্রুটিগুলি এড়াতে সাহায্য করে। ভুল হিসাব করা বা সময়মতো ডেটা রিপোর্ট করতে ব্যর্থ হলে আপনাকে এটি সংকটের দিকে নিয়ে যেতে পারে। তাই আর্থিক স্বচ্ছতার জন্য স্বয়ংক্রিয় গণনা সবচেয়ে সহায়ক।
- একটি ব্যবসার আর্থিক ক্রিয়াকলাপের সাথে সম্পর্কিত ডেটা হল সবচেয়ে মূল্যবান তথ্য এবং এটি অবশ্যই ভুল হাতে পড়া থেকে রোধ করতে হবে। সফটওয়্যারটি ব্যবহারকারীদের জন্য সর্বচ্চ নিরাপত্তা প্রদান করে। এই সিস্টেম গুলি পাসওয়ার্ড এবং প্রশাসনিক আইডি প্রদান করে যা বলে দেয় কে কী দেখতে পারে। এভাবে ডাটা চুরি থেকে আটকায়৷
মূল কথাঃ
অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার বিভিন্ন কাজে ব্যাবহার হয়ে থাকে। তবে এরসব সুবিধা পেতে হলে আপনাকে অবশ্যই একটি ভালো সিস্টেমের ব্যবসায়ীক সফটওয়্যার বাছাই করতে হবে। এর জন্য ভালো মানের একটি আইটি এজেন্সি নির্বাচন করা জরুরী যেখানে আপনার চাহিদা অনুযায়ী ভালো মানের সফটওয়্যার তৈরি করে দিতে পারে। এর জন্য সানসাইন আইটি এর সার্ভিসটি হতে পারে আপনার জন্য পার্ফেক্ট।